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16/03/2011

Conheça o escopo do projeto e a estrutura analítica do projeto (EAP)

1. Introdução


No texto anterior, acompanhamos as características de cada fase de um projeto. Vimos que, na fase de iniciação, com a verificação de uma necessidade, uma oportunidade ou um interesse, o patrocinador apresenta um termo de abertura de projeto (TAP) ao Procurador-Geral de Justiça, o qual é responsável pela aprovação. Uma vez aprovado, cabe ao gerente a elaboração do plano do projeto.

Na elaboração do plano, o gerente define o escopo do projeto e a forma que ele será monitorado e controlado. Além disso, cria a estrutura analítica do projeto. A fase de planejamento é, talvez, a mais importante do ciclo de vida do projeto, pois influencia as outras fases subseqüentes. No presente texto, vamos tratar da descrição do escopo e da estrutura analítica do projeto.

2. Descrição do escopo do projeto


Na fase do planejamento do projeto, o gerente analisa o termo de abertura do projeto e verifica quais foram as justificativas para a elaboração do projeto, os resultados pretendidos pelo patrocinador e a declaração preliminar do escopo. A partir disso, ele seleciona as ferramentas e metodologias apropriadas e as tarefas a serem executadas no projeto.[1] Todo o trabalho que precisa ser realizado para que o projeto possa ser cumprido é chamado de escopo do projeto.


textboxA finalidade da declaração de escopo é documentar os objetivos, entregas e requisitos do projeto, de modo a usá-los como referências para decisões futuras. Objetivos são critérios quantificáveis para mensurar o êxito do projeto. Envolvem parâmetros de tempo, custo e qualidade. Entregas são produtos ou serviços necessários para finalizar uma fase ou um processo do projeto, de modo que o somatório das entregas constitua a totalização do projeto. Requisitos são características ou condições a que as entregas devem atender para finalizar a fase ou o próprio projeto. Sua descrição é fundamental para avaliar os processos de aceitação das entregas.[2]

O patrocinador e demais interessados criam expectativas e aspirações com relação ao projeto. A descrição do escopo visa garantir que o resultado obtido corresponde ao esperado. Em outros dizeres, tendo em vista que o projeto consiste em empreender esforços (alocar recursos, por exemplo) para a consecução de um determinado objetivo, seria um desperdício se, após todo o trabalho, verificarem que o resultado é insatisfatório ou indesejado.

Nesse sentido, um ponto fundamental no detalhamento do escopo é dizer o que não é escopo do projeto. Desse modo, evita-se o trabalho desnecessário e não cria expectativas sobre algo que não constitui objetivo do projeto.

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3. Estrutura analítica do projeto


A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma ferramenta que auxilia no detalhamento do escopo do projeto. Trata-se de uma estrutura hierárquica que demonstra todos os trabalhos a serem realizados no projeto, ou seja, representa o escopo do projeto.

De acordo com o Project Management Body of Knowledge – PMBOK® Guide, a construção da EAP envolve cinco estágios.[3] O conhecimento das principais entregas, sejam elas intermediárias ou final, e do que é necessário para realizá-las é o primeiro passo. A partir disso, deve-se fazer a organização do trabalho e identificar a estrutura da EAP: ela pode ser representada na forma gráfica ou em lista. No terceiro estágio, é realizada a decomposição dos níveis em componentes inferiores. O primeiro nível representa as fases do projeto ou as principais entregas. Cada uma poderá ser decomposta em níveis descendentes, cada qual representando entregas mais simples. O último nível de detalhamento é chamado de “pacote de trabalho”. A soma de todos os pacotes compõe 100% do projeto.[4] O estágio subseqüente é o da identificação por código ou número de cada elemento da EAP, permitindo reconhecer a estrutura hierárquica dos elementos do projeto. Por fim, realiza-se a verificação e avaliação da decomposição. A entrega ou produto que não apareça na EAP, não é escopo do projeto.

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Exemplo de EAP

A decomposição em níveis, geralmente de 4 a 6, é fundamental para que o gerente do projeto possa controlar as entregas e acompanhar o desenvolvimento do projeto. Um bom nível de detalhamento garante que nenhum trabalho seja esquecido. Porém, não se deve exagerar a ponto de inviabilizar o controle.

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4. Conclusão


Na fase do planejamento do projeto, vimos que o gerente precisa detalhar o escopo e construir a estrutura analítica do projeto. Para a maioria dos autores, o escopo e a EAP, quando corretos, podem garantir o sucesso de um projeto.


Notas


[1] HELDMAN, Kim. Gerência de projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. Trad. Luciana do Amaral Teixeira. p.91.

[2] Idem. p.96-108.

[3] Idem. p.124.

[4] MENDES, João Ricardo Barroca et alii. Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009. p.34.



Referências


HELDMAN, Kim. Gerência de projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. Trad. Luciana do Amaral Teixeira.

MENDES, João Ricardo Barroca et alii. Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009.



Sugestão de leitura


- Guia passo a passo do planejamento do projeto




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